Un ERP pour les bureaux d’études

Vous cherchez la Rolls, la Rolex, la pâte à tartiner sans cadmium des applis de gestion de plan de charge ? C’est ici !
Avec Waïgee, vous visualisez en un clin d’œil la charge de travail, par personne, par agence, par projet ou même par tâche. Chaque onglet vous offre une lecture claire : le futur (prévisions mois par mois), le présent (vue en temps réel), et même le passé (efficience constatée).

Grâce à cette vision multi-niveaux, vous savez exactement qui est disponible, qui est saturé, et comment équilibrer la charge de votre équipe. Vous pouvez ajuster votre politique commerciale, avancer ou différer un projet, ou décider sereinement de recruter.

Waïgee, c’est l’anti-guesswork : des moyennes consolidées, des filtres puissants, une navigation fluide dans le temps, et une granularité allant du global à l’ultra-détaillé. Résultat ? Ni trop, ni pas assez de travail : vous sécurisez vos projets, vos collaborateurs… et l’avenir de votre société.

Sur la page d’accueil, un simple message comme “Ils ont moins de 80% de charge” devient une alerte actionnable.

Bref : votre plan de charge n’est plus un casse-tête, c’est un outil de pilotage stratégique.

Il permet de saisir chaque jour le temps passé sur les différents travaux réalisés pendant la journée. Cerise sur la gâteau, l’interface ergonomique et super stylée (on aime se jeter des fleurs) permet de :

• Saisir le temps passé sur les différentes missions attribuées au collaborateur
• Saisir le temps passé sur les autres tâches (veille, réunions, réponses aux Appels d’offres, etc..)
• Saisir le nombre de kilomètres parcourus (compensation carbone, pour comprendre les sources de fatigue)
• Garder l’historique des temps passés
• Indiquer les jours où les tickets restaurants sont utilisés
• Consulter des documents généraux mis à disposition par l’entreprise

Elle est le cœur du réacteur de l’organisation des équipes. A la fois automatisée et très flexible, elle permet :

• Pour les responsables : de planifier la production des projets en attribuant à chacun un quota de temps à passer, en fonction des jours vendus.
• Pour les collaborateurs : que chacun sache ce qu’il a à faire, dans quel délai et en combien de temps.

La feuille de route est étroitement liée avec le plan de charge, en quelques clics vous établissez la « TO DO » de tous vos collaborateurs, et bien plus que ça.

Un projet, une mission, une étude (appelez ça comme vous voulez) se découpe toujours en phases sur lesquelles vos équipes avancent… et que vous pouvez facturer. C’est le cœur du réacteur de Waïgee : suivre, ajuster et facturer chaque étape de vos projets, sans effort et sans perdre le fil.

En pratique, vous consultez en quelques clics le temps passé vs le temps prévu, les avancements mensuels (prévisionnels et confirmés), les montants déjà facturés ou en attente, ainsi que l’état de chaque phase : en cours, à venir, terminée ou mise en stand-by. Même vos propales sont directement liées au projet, histoire de comparer sans chercher partout.

Bref : toutes vos infos sont regroupées dans un seul endroit clair et pratique. Plus besoin d’ouvrir 12 fichiers, de courir après les chiffres ou de passer votre journée dans Excel.

Parce qu’on ne va pas se mentir : Excel, c’est pratique pour calculer vos impôts… mais pour gérer vos projets, Waïgee vous simplifie la vie et vous rend le sourire.

Waïgee n’est pas un CRM mais elle propose toutefois de suivre précisément les différentes réponses à appel d’offres ou devis via une interface efficace qui permet de :

• Sélectionner les appels d’offres auxquels l’entreprise souhaite répondre et en attribuer la rédaction aux membres de votre équipe
• Saisir les modalités d’une proposition commerciale (client, jours vendus, deadline, etc…)
• Suivre leur évolution : a-t-elle été rédigée ? envoyée ? a-t-on la réponse ?
• Gagnez du temps pour la suite et préparer l’équipe qui s’occupera du projet si la propale aboutit

Une fois l’appel d’offres remporté, la propale se convertit en étude, phase par phase.

Le petit plus : vous avez essuyé un refus ? Gardez trace de l’entreprise attributaire et des montants vendus afin d’ajuster vos prochaines réponses.

Marie a-t-elle terminé le dossier de consultation ? Jérôme a-t-il avancé sur la synthèse des besoins ?

Lorsqu’on est en télétravail ou en déplacement, ou qu’on n’a pas la possibilité de faire le tour de toute l’équipe pour voir où elle en est, cette fonctionnalité est indispensable.
Elle a fait gagner du temps à nos clients. Simple mais tellement pratique. Elle vient s’ajouter au journal d’activité qui permet également de suivre les actions réalisées et le temps passé dessus, par rapport au temps prévu.

Le module de gestion des congés est un petit bijou d’ergonomie. Il permet de :

• poser ses demandes de congés
• Valider les demandes de congés
• Voir l’historique des congés
• Et faire des modifications

Evidemment les congés sont prévus et comptabilisés dans le calcul des taux de charge, au moment de caler les feuilles de route, de planifier la charge à 6 mois…

La revue de projet est un module qui nous est cher, que vous ne retrouverez pas ailleurs, et qui va vous permettre de prendre le pouls de votre équipe et des projets en cours.

La revue de projet est une interface qui permet de préparer, de réaliser et de garder trace des entretiens individuels mensuels avec vos collaborateurs. Ses différentes sections permettent de :

• s’enquérir du bien être du salarié
• Faire le point sur l’avancement de chaque projet
• Revenir sur les difficultés rencontrées, sur les envies et les idées à noter
• De garder une trace de chaque entretien

Un outil combiné entre Ressources Humaines et pilotage, validé par une avocate en droit du travail.

Comptez les tickets restaurants dus au cours du mois en toute simplicité.

Encore un + de notre ERP pour les bureaux d’études : pouvoir tenir un répertoire des formations suivies par l’équipe, leur attribuer une note, collecter les envies de formation de chacun pour :

• Capitaliser sur l’expérience de l’entreprise et ne pas envoyer d’autres collaborateurs si la formation n’était pas satisfaisante, ou au contraire, détecter les formations incontournables
• Garder pour chaque collaborateur l’historique des formations suivies
• Faire monter son équipe en compétence

Encore une fonctionnalité qui montre que Waïgee gère tous les pans de la vie d’un bureau d’études et vous évite d’avoir à multiplier les logiciels et applis.

La dimension RH de notre outil de gestion inclut évidement la gestion et le suivi des salaires et des augmentations avec un historique sur la durée totale du contrat du salarié.

Vos collaborateurs peuvent saisir pour chaque déplacement les kilomètres parcourus en train, en avion, en voiture. L’objectif ?

• Comprendre les sources de fatigue
• Avoir de statistiques sur les moyens de transport utilisés
• Connaître l’impact carbone d’une étude
• Et pouvoir compenser carbone

Avec Waïgee, les rôles ne se limitent pas aux fiches de poste : vous pouvez créer des missions personnalisées, qu’elles soient stratégiques (“responsable facturation”, “référent méthodes”) ou plus transverses (“organisation des fêtes”, “documentaliste”). Chaque rôle peut être associé à des droits spécifiques, mis en avant en étant épinglé en tête de l’application, et même évalué via un feedback lors de la revue mensuelle des projets. Résultat : plus de clarté, plus d’implication, et une organisation qui responsabilise chacun tout en restant flexible.

Vous cherchez un moyen rapide, automatique et fluide de facturer vos avancements ? Ne bougez plus, il faut qu’on vous montre notre système de facturation des avancements en 3 clics.

il permet :

• Clic 1 : Proposition de phases éligibles à la facturation (ça peut être fait par la compta ou par les chefs de projets eux-mêmes)
• Clic 2 : Regroupement des phases facturées dans un brouillon de facture visible et modifiable par la compta.
• Clic 3 : Génération de la facture et consultation dans le journal de facturation.

Ensuite il n’y a plus qu’à suivre les envois, puis les paiements (ou les relances).

Plus besoin de faire le tour des chefs de projets pour savoir ce qui est facturable, vous le voyez sur une seule interface.

C’est la fonctionnalité que nos clients citent en premier lorsqu’on leur demande comment Waïgee leur fait gagner du temps. En gros : le must have de la saison.

La gestion des recettes et des dépenses permet d’afficher le réel et le prévisionnel, pour l’entreprise et par agence tout en navigant d’un exercice à l’autre.

Et quoi de plus confortable que d’avoir accès à une trésorerie à jour des nouvelles recettes et dépenses !
Ce tableau permet de suivre la trésorerie en début et en fin de mois et d’observer les variations positives et négatives. Avec l’historique des exercices précédents évidemment.

En plus des indicateurs études, Waïgee regroupe des indicateurs de bonne santé de l’entreprise : performance, productivité… La synthèse société vous permet d’avoir une vue globale de ce qui se passe dans votre bureau d’études. Pas de mauvaise surprise en milieu d’exercice, votre instinct comme gouvernail, Waïgee vous donne la bonne météo pour naviguer en eaux sures, en gardant un oeil sur la trésorerie, les ventes, les jours passés, les charges etc…

Un soin particulier est également porté  aux indicateurs individuels.

Waïgee met à disposition des chefs de projets et des dirigeants plusieurs indicateurs chiffrés pour suivre et analyser les performances des projets.

Temps passé, temps vendu, jours restants, montants facturés, montants encaissés, etc…
Nous rentrerons dans le détail pendant la démonstration si vous souhaitez en savoir plus, mais sachez que rien n’est laissé au hasard et qu’en un coup d’œil vous pourrez prendre le pouls de votre bureau d’études.

Le même soin est porté aux indicateurs entreprises et aux indicateurs individuels.

En tant que dirigeant vous avez besoin d’avoir une vue collective ET individuelle de vos équipes. En tant que collaborateur, vous avez également accès à vos propres indicateurs afin d’évaluer votre travail et de comprendre vos performances. Waïgee regroupe plusieurs interfaces qui permettent :

• De faire parler les chiffres, dans le bon sens du terme
• De contre balancer certains résultats (un taux de production bas s’explique parfois par un nombre élevé de km parcourus dans le mois)
• D’améliorer les process

Un exemple de fonctionnalité demandée par l’un de nos premiers clients : pouvoir afficher le CA facturé par chef de projet. 

Une autre fonctionnalité très intéressante : la synthèse des revues de projets qui permet de voir pour chaque collaborateur le taux opérationnel, taux de productivité, taux d’efficience, taux de ripage, taux d’encadrement sur étude…

L’ERP Waïgee permet de configurer des agences en France et de gérer tous les modules soit de manière globale, soit par agence, que ce soit pour la production (collaboration entre agences) ou pour les indicateurs  (globaux ou comparatifs agences).

L’un des nombreux atouts de l’appli Waïgee est que vous avez la main sur les statuts et droits d’accès de chaque collaborateur.
Votre responsable d’équipe peut avoir accès à la modification du plan de charge quand ses collègues n’en ont que la lecture.
Des droits spécifiques peuvent être accordés selon le statut du collaborateur ou selon un rôle sur mesure.

Les droits sont gérés très finement et vous pouvez configurer votre ERP vous mêmes, en fonction de vos process.

Côté team c’est une interface d’accueil, un peu comme quand on arrive au travail : on allume son PC, on fait couler le café, on voit qui est au bureau. Côté team est un module social et pratique qui permet de :

• Savoir où sont les collaborateurs (au bureau, en télétravail, en congés?)
• Voir arriver les anniversaires
• Connaitre l’actualité de l’entreprise (Une salle de réunion réservée ? Un afterwork programmé ? Etc…)

Savez-vous actuellement, avec vos outils, quels sont les collaborateurs en sous charge qui pourraient venir en appui de leurs collègues dont la charge commence à peser ? Si la réponse est non, vous devez nous appeler pour organiser une démo 🙂 Waïgee permet de savoir qui est à moins de 80% de charge en temps réel.

Cette fonctionnalité « Nice to have » ne semblait pas indispensable lorsque nous avons créé Waïgee, pourtant elle a été sollicitée par plusieurs utilisateurs qui aujourd’hui l’apprécient énormément.

Tous les modules offrent à la fois des vues synthétiques, en page d’accueil ou dans les interfaces de synthèse, mais également des tableaux détaillés pour retrouver l’exhaustif des données.

Nombre d’entre eux peuvent être téléchargés à volonté au format Excel.