Laurent Jacquel dirige un bureau d’études et maîtrise d’œuvre en rénovation énergétique qui compte 14 personnes. Il est passé des tableurs Excel à Waïgee.
Son interview, 5 mois après l’installation de son ERP Waïgee.
Avant Waïgee, quels étaient les principaux outils de gestion de ton bureau d’études ?
Nous c’étaient des outils sur Excel, assez bien faits mais segmentés entre la partie commerciale, la partie production et la partie facturation, qui étaient compliquées à lier car assez complexes. Donc 3 fichiers principaux sur Excel, avec beaucoup de données à gérer.
Les limites de ces fichiers ?
La redondance d’informations, une même information transitait de la partie commerciale, à la partie production, à la partie facturation avec beaucoup de ressaisie, des risques d’erreur bien entendu.
C’était aussi compliqué d’avoir du feedback en termes d’indicateurs et en termes de pilotage d’activités entre ces 3 parties.
Autre limite : pas d’info en temps réel. On avait beaucoup d’autres fichiers Excel satellites pour chaque dossier donc on avait besoin de consolider avec de la redondance d’information qui n’était pas faite en temps réel, voire même le moins souvent possible parce que c’était fastidieux. On manquait de matière pour piloter vraiment efficacement l’entreprise.
Ce que Waïgee t’a apporté en termes de valeur dans la gestion de ton entreprise
De rentrer une seule fois l’information dans l’ERP, sur Waïgee sans redondance. L’info va cheminer à l’intérieur de cet outil commun qui va regrouper toutes les différentes phases de l’entreprise (commercial, production, facturation) et derrière on obtient un retour d’expérience avec les indicateurs. Une information tu la rentres une seule fois donc là on gagne du temps, et on a accès à l’information quasiment en temps réel, à date on peut savoir assez précisément où on en est sur un dossier et au niveau de l’entreprise. Voilà, le côté temps réel.
Et fiabilité de la donnée vu qu’elle n’est rentrée qu’une fois au lieu de trois pour faire simple. Logiquement on a moins de chances de se tromper.
Les tâches sur lesquelles tu gagnes du temps?
Sur la partie consolidation de plan de charge, on avait des outils qui étaient bien faits sur Excel, mais qu’on devait faire en plusieurs fois avec les différents collaborateurs. Donc là avec chaque collaborateur on n’a pas besoin de consolider sur un autre fichier.
Sur la partie facturation également, c’est plus simple pour déclencher la facturation et faire la facture électronique.
Comment s’est passé le changement dans ton bureau d’études, pour toi et pour ton équipe de 14 personnes.
Plutôt bien dans le sens où c’était attendu. On a grossi, on arrivait à la limite de nos outils. On attendait un système centralisé qui permette de tout gérer avec beaucoup moins de ressaisie. Ca a été très bien accueilli. L’outil est quand même simple, très cognitif. Je recherchais le juste nécessaire. On accède facilement à l’information, sur l’écran c’est très très lisible. L’outil on l’a sélectionné pour ça aussi, pour sa maille de précision d’information.
Le changement : il y a eu un temps de migration qui s’est fait sur plusieurs mois mais c’est normal parce qu’on a dû consolider et intégrer beaucoup de data issue de différents fichiers qui n’étaient pas forcément chainés, donc la migration a pris un peu de temps et quelque part c’est normal. A près la migration une phase d’apprentissage de la part des collaborateurs, de débogage soit sur des problématiques d’outil ou d’usage pour bien comprendre comment on devait saisir.
Ca fait 5 mois qu’on a migré et on a encore quelques petites choses à reprendre mais en termes d’application c’est en place et maintenant on affine les usages sur l’outil.
Tu recommanderais Waïgee à un ami ?
Oui d’ailleurs je l’ai déjà recommandé à des amis, en tout cas à des confrères, partenaires, avec qui on travaille. On a un peu le même modèle, la même taille, la même façon de travailler. C’est des partenaires avec qui on est en groupement de maîtrise d’œuvre, d’autres corps de métiers sur la rénovation énergétique. On en a déjà parlé et on le recommande volontiers auprès de nos partenaires.
Et à un concurrent ?
Ha ben non justement, on considère que c’est un bon outil donc on veut surtout pas leur donner un nouvel avantage concurrentiel haha !
Merci Laurent !!
